Enfoca tu negocio por procesos para mejorar

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Enfoca tu negocio por procesos para mejorar

businessprocess2Tradicionalmente autónomos y empresas se han estructurado internamente como diferentes áreas funcionales especializadas que cumplen con una determinada función, y que no necesariamente están orientadas a las necesidades de los clientes.

Son múltiples las tareas internas que se deben realizar en la planificación del negocio: análisis de la competencia, gestión de la demanda, producción y control de stocks, facturación, atención al cliente, … todas ellas imprescindibles para el negocio pero no todas con el mismo nivel de compromiso con el cliente.

Existen numerosas técnicas de gestión orientadas a satisfacer las necesidades de los clientes, pero muy pocas se orientan a conseguir los mejores resultados.

Entonces, ¿como podemos conseguir mejores resultados?

Está claro que de forma individualizada, las diferentes áreas funcionales no proporcionan la información necesaria para reorientar con eficacia los procesos internos de mejora. Por tanto, es necesario realizar un análisis inicial de los procesos internos de forma proactiva y establecer unas reglas de medición y seguimiento de los resultados de los mismos.

De este análisis deriva establecer unos objetivos estratégicos alineando áreas, funcionalidades, productos, servicios y tareas para mejorar la competitividad de nuestro negocio, y en consecuencia para conseguir los mejores resultados orientados a nuestros clientes.

Pues bien, empecemos por el principio, ¿que se entiende por un PROCESO?

Según la ISO 9000, un proceso se define como un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.

Es decir, se trata de una secuencia de actividades realizadas de forma ordenada e interrelacionadas entre sí cuyo resultado tiene un valor esencial y exclusivo tanto para el cliente como para el negocio.

flowchart-elementsNo debemos confundir PROCESO con PROCEDIMIENTO, pues un proceso necesita de unos elementos de entrada para poder realizar una secuencia de actividades de forma que el resultado contenga la máxima calidad exigida, y en cambio un procedimiento es la forma específica de cómo llevamos a cabo un proceso.

Seguramente que ahora mismo ya estás pensando en muchas de estas actividades repetitivas que, realizadas siempre del mismo modo, intentan obtener siempre el mismo resultado, ¿verdad?

Para ayudarte a estructurar cuáles son los procesos internos de tu negocio, te proponemos que clasifiques tus tareas según la siguientes tipologías para que después su análisis sea mucho más sencillo.

Basamos la clasificación de los procesos internos en su naturaleza y nosotros los estructuramos en ESTRATÉGICOS, OPERATIVOS y DE APOYO:

Procesos ESTRATÉGICOS

  • Mediante actividades de evaluación, seguimiento y medición aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos.
  • Aportan información necesaria para la toma de decisiones estratégicas y para elaborar planes de mejora eficaces.
  • De carácter transversal para el resto de procesos.
  • Algunos ejemplos podrían ser proceso de planificación estratégica, de control de documentos, de medición de la satisfacción del cliente, de gestión de la calidad, de auditoría interna, …

Procesos OPERATIVOS

  • Combinan y transforman recursos para obtener el producto o proporcionar el servicio conforme a las necesidades del cliente.
  • Son los principales responsables de conseguir los objetivos de la empresa.
    Necesitan recursos para poder ejecutarse y aportar valor añadido.
  • Algunos ejemplos podrían ser proceso de diseño y desarrollo productivo, de gestión de recursos, de comunicación con el cliente, de compras y logística, de ventas, …

Procesos DE APOYO

  • Proporcionan los recursos necesarios para el resto de procesos y conforme a los requisitos.
  • De carácter transversal para el resto de procesos.
  • Algunos ejemplos podrían ser proceso de política de formación interna, de selección y contratación, de gestión de proveedores, de elaboración y revisión del sistema de gestión de calidad, de comunicación interna, …

Sea cual sea la tipología de tu negocio, tanto si eres un autónomo como si tienes una empresa, empieza cuanto antes a planificar y organizar tus procesos internos.

Determina cuales son las tareas y funciones que son necesarias para tu negocio, como las llevas a cabo, de que tareas o subtareas se componen, cuales son sus objetivos, establece un orden de ejecución entre las mismas y clasificalas para poder diseñar tu propio MAPA de PROCESOS.

Y una vez hayas determinado cual es tu Mapa, entonces empezaremos a analizar como mejorarlo para conseguir mejores resultados.

Para no exendernos demasiado, en próximos posts os iremos explicando con más detalle como podeis localizar vuestros procesos internos para elaborar vuestro Mapa, como establecer límites y factores de los procesos, como podéis realizar mediciones y seguimientos y qué herramientas podéis utilizar para ello.

¿Has empezado ya a preparar tu propio Mapa de Procesos?

By |2017-02-16T10:26:37+00:00agost 31st, 2016|Blog|Comentaris tancats a Enfoca tu negocio por procesos para mejorar

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